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MANUAL DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Estandarizar y socializar los lineamientos para colaboradores de IG Consultores en temas de solicitud de compras al área administrativa y financiera de la empresa y para los proveedores de la empresa en temas de compras y contrataciones.

ALCANCE

Este manual aplica para todos los colaboradores de IG Consultores y sus proveedores.

DEFINICIONES

Persona Natural: persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal, es decir, no es una empresa pero ejerce actividades mercantiles.

Persona Jurídica: es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas naturales para cumplir un objetivo mercantil. En otras palabras, una persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones y que no sea una persona física.

Proveedor: Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.

Colaborador: persona natural vinculada a IG Consultores con contrato a término indefinido, fijo y por prestación de servicios.

Contratista: persona natural o jurídica que por contrata ejecuta una obra material o está encargada de un servicio para la empresa.

Prestación de servicios: contratos regidos por la legislación y/o comercial o civil, pero no por la laboral, y se caracterizan porque el contratista presta el servicio contratado con plena autonomía financiera, administrativa y técnica, a cambio de una suma de dinero pagadera según pacten las partes, y que en los casos de servicios profesionales se denomina honorarios.

Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.

Cuenta de Cobro: concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.

RUT: (Registro Único Tributario) mecanismo que permite a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) identificar, ubicar y clasificar a los sujetos que tienen obligaciones administradas y controladas por ellos; permitiéndole contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable sobre todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, de manera que pueda desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

Naturaleza jurídica: clasificación legal y tributaria para entes que desarrollan actividades con y sin ánimo de lucro en la sociedad.

Acuerdo de confidencialidad: documento por el cual las partes firmantes aceptan condiciones de manejo y uso de la información y/o bienes suministrados en una contratación.

Orden de servicio: formato por el cual una persona natural y/o persona jurídica acepta una cotización y/o propuesta de trabajo.

Contrato: acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

Soporte de afiliación: certificación emitida por una entidad (aplica para salud y pensiones obligatorias) en el cual manifiesta de manera formal el estado activo de la afiliación de una persona a su empresa.

Soporte de pago: documento formal donde se exprese el pago de una afiliación (aplica para salud y pensiones obligatorias).

COPIA NO CONTROLADA

PROVEEDORES IG CONSULTORES

GENERALIDADES PARA PROVEEDORES

  1. Todo proveedor, sin importar su naturaleza jurídica, recibirá el pago de sus productos y/o servicios treinta (30) días después de la radicación de la cuenta de cobro y/o factura en las oficinas de IG Consultores en la ciudad de Bogotá.
  2. En caso que las cuentas de cobro y/o facturas no cumplan con los estándares legales y tributarios vigentes, serán devueltas al proveedor y no conservarán la fecha de radicación inicial.
  3. Las cuentas de cobro y/o facturas solo pueden radicarse en las oficinas de IG Consultores en la ciudad de Bogotá. Cuentas y/o facturas entregadas a nuestros colaboradores en campo, no serán tenidas en cuenta hasta que el colaborador las haga llegar a la oficina en Bogotá.
  4. Las cuentas de cobro y/o facturas que lleguen a la ciudad de Bogotá tres (3) días después de la fecha que aparezca en la cuenta de cobro y/o factura, serán devueltas y se deberá emitir una nueva con la fecha correcta.
  5. Cierre de facturación personas naturales y jurídicas: día 25 de cada mes hasta las 5:00 pm.

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA INICIAR LAS CONTRATACIONES CON PROVEEDORES

Persona Natural

Contratista:                                      

  • RUT Actualizado
  • Fotocopia Cédula de ciudadanía
  • Datos de transferencia bancaria[1]

Prestación de Servicios:               

  • RUT Actualizado
  • Fotocopia Cédula de ciudadanía
  • Soporte afiliación a una entidad promotora de salud – EPS régimen contributivo
  • Soporte afiliación a un Fondo de Pensiones Obligatorias – AFP
  • Datos de transferencia bancaria

Persona Jurídica

  • RUT Actualizado
  • Copia certificado Registro Cámara de Comercio con fecha menor a 30 días desde el envío de la cotización.       
  • Datos de transferencia bancaria

LINEAMIENTOS DE CONTRATACIÓN

Persona Natural

Contratista

  1. Presentación de la cotización a IG Consultores con copia del RUT actualizado, copia de la cédula de ciudadanía y datos para transferencia bancaria.
  2. La cuenta bancaria debe estar a nombre de la persona con quien se firmará la orden de servicio y/o contrato, en caso contrario debe adjuntar una carta firmada donde autorice el pago de sus servicios a una cuenta diferente.
  3. Aprobación de la cotización por parte de IG Consultores a través del envío de una Orden de Servicio y/o correo electrónico.
  4. Firma de la orden de servicio y/o contrato (si aplica).
  5. Firma acuerdo de confidencialidad. (Ver anexo).
  6. Entrega de la orden de servicio y/o contrato firmado por el contratista a IG Consultores (si aplica).
  7. Inicio de la actividad contratada.

Prestación de Servicios

  1. Entrevista y acuerdo de pago con la Gerencia General de IG Consultores y/o el colaborador autorizado.
  2. Envío a la Gerencia Administrativa y Financiera de IG Consultores de la copia del RUT actualizado, copia de la cédula de ciudadanía, certificado de afiliación a una entidad promotora de salud (EPS) del régimen contributivo y a un Fondo de Pensiones obligatorias y datos para transferencia bancaria.
  3. La cuenta bancaria debe de estar a nombre de la persona con quien se firmará el contrato por prestación de servicios.
  4. Aprobación de la documentación entregada a la Gerencia Administrativa y Financiera de IG Consultores.
  5. Firma de contrato por prestación de servicios.
  6. Firma acuerdo de confidencialidad. (Ver anexo).

Inicio del servicio contratado.

[1] Los datos de transferencia bancaria son: nombre completo y documento de identificación del titular de la cuenta, nombre del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, ciudad de la cuenta.

COPIA NO CONTROLADA

Persona Jurídica

  1. Presentación de la cotización a IG Consultores con copia del RUT actualizado, copia del certificado de Cámara de Comercio no mayor a 30 días y datos para transferencia bancaria.
  2. La cuenta bancaria debe de estar a nombre de la empresa con quien se firmará la orden de servicio y/o contrato.
  3. Aprobación de la cotización por parte de IG Consultores a través del envío de una Orden de Servicio y/o contrato (si aplica).
  4. Firma de la orden de servicio y/o contrato (si aplica).
  5. Firma acuerdo de confidencialidad. (Ver anexo).
  6. Entrega de la orden de servicio y/o contrato firmado por la empresa contratista a IG Consultores (si aplica).
  7. Inicio de la actividad contratada.

DOCUMENTOS PARA RADICACIÓN DE FACTURA Y/O CUENTA DE COBRO

Persona Natural

Prestación de Servicios

  1. Cuenta de cobro con requerimientos de ley.
  2. Soporte de pago salud y pensión del periodo de tiempo de la contratación.
  3. Certificado de exención de retefuente (En caso que aplique).

Persona Jurídica

  1. Factura

COPIA NO CONTROLADA